home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / mygl.arc / USERINFO.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1987-03-02  |  8.8 KB  |  211 lines
  1.  
  2.  
  3. YOUR USER INFORMATION FILE CONTAINS, FOREMOST, YOUR NAME AND ADDRESS.  It also 
  4. contains the starting month of your fiscal year, the location of your GL data 
  5. files, and the command codes your printer may require in order to switch 
  6. between PICA and COMPRESSED print.  This file is created automatically. 
  7.  
  8. When you start GL, you give the name of your intended user information file, 
  9. whether it actually exists or not.  You may type GL<return> at your DOS 
  10. prompt, without any command line arguments, to see a brief discussion of 
  11. syntax, system requirements, and recommendations.  But the "normal" command is 
  12. something like this: 
  13.  
  14.                         C>GL COMPANY.INF<return>
  15.  
  16. In addition to the fields mentioned above, your user information file also 
  17. stores a version signature and a datestamp.  This hidden signature is used 
  18. throughout the other GL data files to maintain system and data integrity.  The 
  19. odds against some other file having a GL signature in the expected location 
  20. are astronomical.  If you ever get a file integrity error, you will be 
  21. prompted to restore from backup.
  22.  
  23.  
  24. Backup
  25. ------
  26. If you ever get the RESTORE FROM BACKUP message, be well advised:  GL is not 
  27. kidding!  
  28.  
  29. You have no choice but to get your backup and restore the files.  After you 
  30. restore the files, IMMEDIATELY run the Print Journal report to ensure that you 
  31. have not inadvertently backed up bad data onto one of your backup sets.  If 
  32. the Print Journal report runs to completion, your newly restored files are ok. 
  33.  
  34.  
  35. IF YOU DO NOT HAVE A BACKUP, see the special instructions at the very end of 
  36. this file.
  37.  
  38.  
  39. Backup is important because everything dies sooner or later.  You must have a 
  40. reserve copy of your data when it happens.  Preferably more than one reserve 
  41. copy.  If you are young and bright and happy, you do not believe in your bones 
  42. that this is true.  You will learn.  And I will laugh at you. 
  43.  
  44. There are any number of excellent backup programs, or tape archive systems, 
  45. which back up your hard disk rapidly, accurately, and conveniently.  There is 
  46. no excuse not to have a rotating series of from 3 to 7 backup sets, one of 
  47. which (the oldest) is always stored off the premises.  
  48.  
  49. I recommend that you use a system which backs up your hard disk ONTO FLOPPIES, 
  50. and that the program you select be GENERIC -- that is, make sure the backup 
  51. program will run on any MS-DOS computer system, not just on IBM's, or just on 
  52. Epson's, etc.  There is no telling what kind of computer or hard disk system 
  53. you may have to buy two or three years from now, when your present computer 
  54. finally croaks. 
  55.  
  56. You ignore backup at your peril.  Losing your computer is nothing!  You or 
  57. your insurance company can always buy another one.  But losing your data is 
  58. disaster.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62. Screen Colors:
  63. --------------
  64. Your default screen colors are also stored in the user information file.  You 
  65. may alter these from the Main Menu, and you will be prompted whether you wish 
  66. to save the revised screen colors. 
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71. Printer Commands:
  72. -----------------
  73. The default 80-column and 132-column printer commands are for the Epson series 
  74. of dot-matrix printers.  Enter the DECIMAL numbers, separated by commas or 
  75. spaces, WHICH YOUR OWN PRINTER MANUAL defines for your own particular printer. 
  76. The Epson command "27 80", which is ESC P, selects 80-column PICA text.  The 
  77. Epson command "27 15", which is ESC SI, selects 132-column COMPRESSED text.  
  78.  
  79. Whenever GL prints a report, you will be notified whether the report requires 
  80. normal 9½ x 11 white bond paper, or wide paper.  Simply put, tractor feed is 
  81. the usual way to do anybody's computerized GL report, so  GL expects you will 
  82. have a tractor feed.  No provision is made for single sheet feed during 
  83. printing.  All pages are assumed to be 11" deep (66 lines). 
  84.  
  85. IF YOU BLANK OUT the printer command lines, NO printer command bytes are sent 
  86. to the printer before printing reports.  If you select print width by a switch 
  87. on your printer, you may prefer this method.  If you actually do use wide 
  88. paper when wide paper is required, you may safely ignore the distinction 
  89. between 80-column and 132-column printer setup commands.  
  90.  
  91. GL does not error-check the printer command bytes which you enter.  There is 
  92. no way to predict what your printer may require, so anything is potentially 
  93. correct.   
  94.  
  95. The GL print routines interpret only the NUMBERS in these command lines -- 
  96. anything else, if present, will be ignored as a comment.  If you must send a 
  97. NULL byte to your printer, enter "00" as the value.  ASCII ZERO, on the other 
  98. hand, is "48".  THE NUMBERS ARE IN YOUR PRINTER MANUAL, and nowhere else.  The 
  99. default Epson values will be correct for a number of printers, including many 
  100. Panasonic and IBM printers; but not for Okidata and not for many others.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105. Compatibility
  106. -------------
  107. The DEFAULT information, which is shown if you start GL without a user 
  108. information file name, is designed to print correctly on ALL IBM clones. 
  109.  
  110. The actual GL program needs a greater degree of compatibility than that -- 
  111. especially a 100% identical IBM standard screen RAM video map.  This excludes 
  112. a few popular, but older, non-IBM, non-clone systems.  
  113.  
  114. Any "shell" program which attempts to take control of the IBM video screen MAY 
  115. interfere with even the DEFAULT screen output.   GL assumes it is running on 
  116. an IBM-PC under DOS 2.1 as defined by IBM, not by someone else. 
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121. Where to put the User Information file
  122. --------------------------------------
  123. ALL GARDEN-VARIETY USER INFORMATION FILES belong in the same subdirectory as 
  124. your GL.EXE program.  The first example in the default GL syntax is the usual 
  125. way to start GL General Ledger.  While you MAY specify a user information file 
  126. with a pathname, as in "A>GL c:\gl\mygl.inf", this is not recommended unless 
  127. you have a compelling personal reason for it.  
  128.  
  129. If you specify MORE THAN ONE user information file,  GL processes each file in 
  130. turn, one after the other.  This is one way to support MULTIPLE COMPANIES IN A 
  131. SINGLE SESSION.  It's not likely you'll do it this way, but you may if you 
  132. prefer. 
  133.  
  134. GL makes no assumptions about the path and filename you supply on the DOS 
  135. command line; GL simply tries to find a user file by that name, and tries to 
  136. read it.  If the file does not exist,  GL will create it. After (and if!) GL 
  137. successfully creates the file, you may enter your user information by hitting 
  138. the F5 function key from the Main Menu. 
  139.  
  140. Note that the "GL working subdirectory" pathname in the user information is 
  141. independent of the user information file's OWN pathname.  If you are confused 
  142. about the implications, simply DO NOT SUPPLY a path when you start the GL 
  143. program, and DO NOT CHANGE the "GL working subdirectory" field.  
  144.  
  145. That is, for best results use the garden-variety style:  A>GL INFOFILE.INF 
  146.  
  147.  
  148. GL working subdirectory
  149. -----------------------
  150. If you do not wish to have your GL data files in the same subdirectory as your 
  151. GL.EXE and USERNAME.INF files, you may change this field.  It is not required 
  152. that you do.
  153.  
  154. Once your GL.CHT file has been created (almost immediately), you will find 
  155. that you cannot edit the working subdirectory pathname, except as discussed 
  156. below.
  157.  
  158. If the pathname you enter does not exist, GL will try to create a subdirectory 
  159. by that name.  If GL would have to create TWO or more subdirectories to make 
  160. the path valid, the attempt will fail.  If this happens, create the full 
  161. pathname in steps.  See the Help documentation for a more complete example.
  162.  
  163.  
  164. "Hidden" F9 Command
  165. -------------------
  166. If you MUST change your GL files' pathname after it has been established, you 
  167. can press the F9 key while in User Information.  This alternately opens and 
  168. closes the "gate" that lets you into the pathname.  There is no message to 
  169. inform you of the fact, but you will hear a siren if the gate is open, or a 
  170. bleep if the gate is closed. 
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194. Special Instructions For People Who Did Not Back Up Their Data:
  195. ---------------------------------------------------------------
  196. You get some sympathy from me, because I hate to see grown men and women cry.  
  197. As I have all too often.  But ... there really is no hope.
  198.  
  199. Your immediate concern should be to take all of the reports you have printed 
  200. out, especially your last Trial Balance, and re-enter your data from scratch. 
  201. Or at least the beginning balances.
  202.  
  203. If it makes it you feel any better, here's a little story:  During the French 
  204. Revolution, the Jacobins took Marie Antoinette to the guillotine and chopped 
  205. her head off.  It's said that the executioner picked her head up by the hair 
  206. and slapped her face.  Marie blushed.
  207.  
  208. As you should.  But you're not as bad off as Marie Antoinette was, so -- 
  209. courage! 
  210.  
  211.